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Mail de prospection : conseils, exemples et statistiques

De nos jours, il devient de moins en moins évident de convaincre les décideurs B2B via un email de prospection. Il se trouve que les sollicitations sont très nombreuses et pas toujours pertinentes. Il convient alors de trouver la bonne formule pour rédiger un email de prospection efficace, qui soit en mesure d’ouvrir des portes et de générer des retours. Cet article nous permettra alors de voir ensemble les points importants d’une rédaction de séquence de prospection efficace. Pour mieux comprendre comment cela fonctionne, nous illustrerons nos propos avec des exemples et des statistiques.

Comment rédiger un email de prospection efficace ?

L’email de prospection sert de premier contact aux entreprises qui souhaitent établir une relation avec leurs prospects. Dans l’ère du numérique où nous évoluons, l’email est un outil incontournable : il est gratuit ou presque et ne nécessite pas forcément de compétences particulières.

Cependant, prospecter activement ne signifie pas  forcément prospecter efficacement. Les secrets d’une prospection réussie reposent sur la maîtrise de la structure de l’email. Il doit être à la fois simple à lire et captivant.

La présentation est indispensable, mais doit être concise

L’empathie est une valeur immuablement indispensable, dans le marketing. Il faut donc commencer par se mettre à la place du prospect qui nous lit. Et lorsqu’on reçoit un courrier, nous voulons toujours savoir en premier qui nous écrit, avant de s’attarder sur l’objet du courrier. Il faut donc commencer par une présentation courte, claire et concise.

L’objet de l’email doit être pertinent

L’objet est pour l’email ce que le titre est pour les romans ou les films. C’est le premier élément qui va déterminer si votre email va capter l’attention du prospect ou non. Un email sans objet sera automatiquement redirigé vers les spams. Et si ce n’est pas le cas, il ne sera tout simplement pas lu.

Pensez alors à choisir un objet qui se démarque et qui fasse le lien entre votre activité et les besoins de votre prospect. C’est encore mieux si vous personnalisez l’objet de votre mail de prospection en indiquant le nom du destinataire.

L’argumentaire doit être percutant

L’objet de l’email ne fait pas tout ! Une fois que vous avez réussi à capter l’attention de votre prospect, il faut maintenant retenir cette attention,  et l’amener à comprendre le lien entre ses besoins et les solutions que vous lui proposez.

Chaque mot que vous utiliserez aura toute son importance. Il est recommandé de garder un vocabulaire technique et adapté, pour mettre en exergue votre expertise et vos atouts. C’est par les mots que vous mettrez le prospect en confiance, pour l’amener peu à peu à prendre une décision en votre faveur.

La prise de contact doit être personnalisée

La rédaction de votre mail de prospection doit être précédée d’une recherche d’informations. Il est indispensable de bien connaître votre prospect, pour cerner au mieux ses besoins.

Samuel Ferdinand-Lop disait d’ailleurs « La perspicacité est faite de logique ». Une bonne préparation préalable vous permettra de choisir soigneusement les mots qui accrochent et de faire résonner dans la tête du prospect quelque chose comme « C’est exactement ce qu’il me faut ».

La qualité doit primer sur la quantité

C’est un principe qui se vaut dans la plupart des domaines du marketing d’aujourd’hui : il faut privilégier la qualité et non la quantité. Cela s’applique désormais dans la création de contenus, dans la stratégie SEO, mais aussi dans les campagnes emailing.

Soigner la qualité de vos emails vous sera plus bénéfique que d’en envoyer à foison. Ciblez bien, rédigez bien et personnalisez vos emails. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez à cet exercice, vous pourrez augmenter votre volume d’emails.

Attention toutefois, il convient de préserver un volume minimum lors d’une campagne Cold email. Bien que de nombreux paramètres sont à prendre en compte (offre, marché, cible), le taux de conversion est situé généralement entre 0,5 et 3%.

Cold email : ne négligez pas les outils pratiques

Il arrive que les nombreuses tâches auxquelles vous devez faire face accaparent beaucoup de votre temps et de votre attention. Pensez alors à utiliser des outils de cold email comme MailshakeWoodpecker ou encore Lemlist.

De cette manière, vous vous dégagerez suffisamment de temps et d’attention pour rédiger avec soin vos emails et ainsi miser pleinement sur la qualité de ceux-ci.

Comment relancer votre prospect en cas de non-réponse ?

Les prospects ne répondent pratiquement jamais instantanément aux emails qu’on leur envoie, surtout lorsqu’il s’agit d’une première prise de contact.

Ils ont eux aussi beaucoup de choses à faire, et votre email n’est certainement pas le seul qu’ils aient à lire. Il ne faut donc pas s’étonner de ne pas les voir réagir rapidement.

Toutefois, si vous n’avez pas de réponse au bout de sept jours, vous pouvez envoyer un email de relance. L’idée est de reformuler votre premier email à quelques détails près, en apportant quelques précisions au passage.

Dans le même temps, ayez le réflexe d’analyser les raisons possibles qui font que vous n’ayez pas obtenu de réponse. Votre interlocuteur occupe-t-il toujours son poste ? Y a-t-il peut-être une personne qui soit mieux placée pour recevoir et répondre à votre email ?

Test and learn, très important pour comprendre le comportement des prospects

Certes, votre campagne de prospection a pour objectif premier de tisser des liens et de créer des opportunités. Mais c’est également une occasion en or pour analyser votre stratégie et apporter des ajustements au besoin.

En effet, les statistiques de votre campagne pourront vous indiquer ce qu’il faut améliorer. Par exemple, si vous avez un nombre trop élevé d’emails non ouverts, c’est peut-être l’objet de votre email qui doit être amélioré. A contrario, si le nombre d’emails lus est correct, mais qu’il y a plus de réponses négatives que positives, c’est que l’argumentaire doit être retravaillé. Vous obtiendrez facilement ces informations en utilisant un outil de tracking email.

Quelques exemples d’email de prospection

Généralement, nous recommandons une prospection en trois temps :

  • Mail de prospection à froid
  • Première relance
  • Deuxième relance

Si nous conseillons cette structure, c’est parce que nous avons réalisé des essais grandeur nature et il se trouve que c’est ce qui génère le moins de réponses négatives. Si vous ne relancez pas suffisamment, il sera rare d’obtenir une conversion. Inversement, envoyer trop d’emails de relance vous vaudra parfois des retours négatifs pas toujours polis.

En général, il faut envoyer la première lettre de relance 6 à 10 jours après le premier mail de prospection. L’objectif est de faire remonter la conversation dans la boîte de réception du prospect.

Si vous n’obtenez toujours pas de réponse au bout de 6 à 10 jours, vous pouvez envoyer une seconde lettre de relance, qui aura pour but de faire réagir le prospect, mais toujours dans la délicatesse et le respect.

Exemple d’email de prospection à froid

Objet : M. Martin, touchez plus de monde avec un site internet moderne et responsive

Monsieur Martin,

J’ai parcouru avec intérêt et plaisir votre site internet, me permettant au passage de découvrir les thèmes abordés lors des conférences que vous donnez.

J’ai constaté cependant que votre site ne s’affichait pas de manière optimale sur les appareils mobiles, rendant le confort de lecture un peu aléatoire.

Nous proposons des services de développement web, nous serions honorés de faire la refonte de votre site internet, afin qu’il soit moderne et adapté à tous les supports (ordinateur, tablettes et smartphones).

J’aimerais vous proposer un rendez-vous afin de pouvoir en parler plus en détail.

Très cordialement,

Dupont DUPOND

Exemple de première relance

Objet : M. Martin, optimisons vos capacités avec un site web moderne et responsive

Monsieur Martin,

Je reviens vers vous pour confirmer si vous avez bien reçu mon e-mail en date du XX/YY/ZZ. 

Je vous y exposais tous les avantages que vous avez à moderniser votre site internet, et à le rendre responsive design, afin qu’il s’affiche de manière optimale sur tous les supports (smartphones, tablettes et ordinateurs).

Je suis intimement convaincu que nous pourrions nous rencontrer afin d’en discuter plus en détail.

Très cordialement,

Dupont DUPOND

Exemple de deuxième relance

Objet : M. Martin, réalisons votre site web modern et responsive en 3 jours chrono !

Monsieur Martin,

N’ayant pas obtenu de réponses à mes précédents messages, je comprends que le timing est peut-être mal choisi pour échanger, ou que vos besoins sont déjà couverts.

Je reste toutefois à votre disposition si la situation devait évoluer.

Très cordialement,

Dupont DUPOND

Quelques indicateurs, statistiques et benchmark

Vous devez toujours accompagner votre campagne emailing d’une mesure de performances. Pour cela, vous devez établir des benchmarks à atteindre en matière de KPIs.

Le taux d’ouverture

On parle ici du nombre de personnes qui ont reçu l’email et qui l’ont ouvert. Le taux s’exprime en pourcentage et se calcule en divisant le nombre d’ouvertures par le nombre d’emails délivrés, puis en multipliant le résultat par 100.

Il devrait se trouver entre 40% et 70%. En dessous de cette fourchette, il faudra vérifier plusieurs choses :

  • S’assurer qu’il n’y a pas de problème technique pour l’envoi des emails
  • Optimiser l’objet de l’email ou son contenu

Le taux de réponse

Il s’agit ici du nombre de personnes ayant répondu, que ce soit de manière positive ou négative.

Pour obtenir ce taux, on divise le nombre de réponses par le nombre d’emails délivrés et on multiplie le résultat par 100. Le benchmark à atteindre se situe entre 5% et 10%.

Dans ce taux de réponse, vous pourrez également analyser la nature des réponses. Parmi les réponses négatives, quelles en sont les raisons ? Vous pourrez ainsi apporter des ajustements à votre offre et obtenir de meilleurs résultats ultérieurement.

Quid du taux de conversion ?

C’est le chiffre le plus attendu de la campagne : il indique le nombre de personnes qui ont pris un rendez-vous (ou toute autre action souhaitée dans l’emailing).

Le calcul est toujours le même, sauf qu’ici le benchmark est entre 0,5% et 3%. Bien évidemment, les résultats varient fortement selon l’offre et l’audience cible.

Nous avons vu tous les aspects de la rédaction d’email de prospection efficace, allant des bonnes pratiques aux exemples concrets, en passant par les indicateurs importants à prendre en compte. Enfin, si vous avez l’intention de déléguer la rédaction de vos emails et de vos actions de prospection commerciale, contactez-nous. Notre agence de prospection email se fera un plaisir de se pencher sur votre situation et ainsi trouver la solution adéquate.

27 juillet 2023
Auteur : genesii
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