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Mail de prise de rendez-vous : exemples, conseils et outils

Une prospection commerciale s’accompagne souvent, voire toujours d’un e-mail de prise de rendez-vous. Il convient alors de soigner cet e-mail, car il en va de la première impression du prospect. Il faudra le composer avec du contenu pertinent, avec les mots adéquats. Parfois, le prospect manque de réactivité et ne répond pas toujours aux e-mails. Cet article a pour vocation de nous indiquer les bonnes pratiques dans le cadre d’une rédaction d’e-mails de prospection. Pour mieux comprendre, nous donnerons des outils pratiques, et nous illustrerons l’article par des exemples concrets.

Rédiger un bon e-mail de prise de rendez-vous : conseils et bonnes pratiques

La forme, à ne surtout pas négliger

Aussi disruptive soit votre stratégie marketing, il faut toujours soigner la forme de votre e-mail. Si vous souhaitez accrocher votre prospect et faire bonne impression, il faut commencer par avoir un e-mail soigneusement rédigé, tant au niveau de la syntaxe que par rapport à l’orthographe.

Par ailleurs, personnalisez votre e-mail. Identifiez distinctement votre interlocuteur et adressez-lui directement votre courrier. Travaillez sérieusement sur la phrase d’accroche, car elle sera déterminante pour la suite.

Enfin, n’oubliez pas de personnaliser la signature de votre e-mail. C’est important pour votre prospect / client de savoir qui s’adresse à lui, mais surtout comment vous contacter si le besoin se manifeste.

Quant au fond : il doit être simple, concis et efficace

Les gens ont tendance à penser que la rédaction d’un e-mail commence lorsqu’on s’attelle au corps de l’e-mail.

En réalité, tout se joue dans l’objet du mail. Il doit être court et percutant. Pensez à y inclure les principaux mots-clés de votre proposition. Il n’est pas nécessaire d’y mettre des verbes conjugués ou de longues phrases. « Print2000, votre imprimeur qualité » sera toujours mieux que « Découvrez sans attendre nos offres d’impression de qualité chez Print 2000 ».

Même dans le corps de l’e-mail, il faut rester succinct autant que faire se peut. Vous pouvez commencer par évoquer les besoins du client, pour lui montrer que vous vous intéressez à lui. C’est ensuite que vous pourrez présenter votre offre et insérer votre call-to-action.

8 exemples de mail de prise de rendez-vous

Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques à adopter pour rédiger un excellent e-mail de prospection, il est temps de passer à la pratique et de voir concrètement comment il faut faire. En effet, il existe un certain nombre de paramètres qui feront que votre e-mail va différer d’une cible à une autre. Pour cela, rien de mieux que de prendre quelques exemples précis.

Le cold e-mail (e-mail à froid)

Dans ce cas précis, le destinataire de l’e-mail n’a rien demandé et n’a effectué aucune action qui puisse être interprétée comme un besoin. Il faudra donc commencer par complimenter le prospect et tout de suite après évoquer la problématique. Cette phase est primordiale afin de souligner l’importance d’évoquer son besoin et d’y apporter une réponse.

Bonjour Monsieur BRUNWICK,

J’ai parcouru avec grand plaisir votre site internet et j’ai trouvé que les services de traduction que vous proposez apportent une réelle valeur ajoutée.

Cependant, j’ai pu constater également que votre site n’était pas encore suffisamment bien référencé sur les moteurs de recherche, notamment sur les mots-clés « traduction mandarin français » et « traduction mandarin France ».

Nous proposons des services de référencement naturel, qui peuvent grandement aider votre site internet à obtenir davantage de visibilité sur les moteurs de recherche.

Si cela intéresse votre entreprise, j’aimerais vous proposer une rencontre afin de pouvoir en discuter plus en détail.

Cordialement,

Jean VA-LE-JEAN

L’e-mail qui fait suite à une réunion téléphonique

Il est également fréquent de devoir envoyer un e-mail suite à une réunion téléphonique, afin de verrouiller par écrit les différents points évoqués, mais aussi pour envoyer les documents qui pourront créer le déclic et inciter le prospect à consommer. Il ne faut surtout pas oublier de solliciter le prospect à vous recontacter. Mieux encore : envoyez-lui le lien de votre agenda partagé, afin qu’il puisse facilement trouver un créneau.

Cher Monsieur BRUNWICK,

Je vous contacte suite à notre entretien par téléphone. Vous trouverez en pièces jointes à cet e-mail les différents documents de présentation de nos services, qui pourraient constituer des solutions fiables à votre problématique de référencement web.

Je vous propose de nous rencontrer dès que vous aurez pris connaissance desdits documents, afin de préparer la stratégie la mieux adaptée. Vous trouverez également ci-joint mon agenda, afin de convenir facilement d’un rendez-vous.

Cordialement,

Jean VA-LE-JEAN

L’e-mail de suivi après un salon ou tout autre événement

Les rencontres intéressantes sont toujours nombreuses dans les salons professionnels. Rien de tel qu’un e-mail pour reprendre contact avec les personnes qui peuvent être prospects ou partenaires.

Bonjour M. BRUNSWICK,

Je tenais à vous féliciter encore une fois pour votre intervention très intéressante au salon du SEO, la semaine dernière.

J’aimerais vous rencontrer afin de vous exposer plus en détail nos services de référencement naturel, qui pourraient vous aider à avancer dans la réalisation de votre projet.

Je mets mon agenda partagé en pièce jointe, afin que vous puissiez m’indiquer la date et l’heure qui vous convient.

Bien à vous,

Jean VA-LE-JEAN

L’e-mail qui suit le contact sur LinkedIn

Ici, c’est le même principe que le cold e-mail, sauf que c’est le réseau social LinkedIn qui a servi de fil conducteur pour introduire la conversation.

Monsieur BRUNWICK,

J’ai le plaisir de vous écrire, après avoir consulté votre profil LinkedIn ainsi que le site internet de votre entreprise.

Vos services m’ont l’air très intéressants. Cependant, j’ai constaté que le potentiel de votre site internet peut encore davantage être exploité en améliorant les contenus.

J’aimerais vous rencontrer afin de vous présenter mes services de rédaction web.

Jean VA-LE-JEAN

L’e-mail en interne, entre services d’une même entreprise

Dans cette situation, le ton est complètement différent : plus décontracté, bien que sérieux. L’objectif est de situer le contexte, de cerner l’objectif visé et trouver une date pour un rendez-vous.

Bonjour Richard,

Tu as sans doute déjà été notifié de notre participation commune au projet X, dont le lancement est prévu le [date]. Je te propose donc de nous rencontrer afin d’échanger là-dessus au préalable.

Je te propose une première séance de travail le [date], dans la matinée ou l’après-midi, comme cela te convient.

Nous gagnerons ainsi du temps à présenter les activités de nos services respectifs, tout en cernant le champ d’intervention de chacun.

Excellente journée à toi,

Jean

Responsable Plan social

Quelques outils pour faciliter votre prise de rendez-vous commerciale

Avec les exemples que nous venons de voir, vous devez avoir toutes les cartes en main pour réussir la rédaction de vos e-mails de prise de rendez-vous. Encore faut-il assurer votre prospection commerciale ! Pour cela, il existe certains outils pratiques.

Les outils à ne pas négliger pour les cold e-mails

Le cold-emailing est une méthode qui peut être très efficace si vous en maîtrisez l’utilisation et que vous connaissez tous les indicateurs-clés.

Vous aurez besoin d’outils pour l’envoi automatique des e-mails de prospection ou encore des e-mails de relance. Mais le plus important, ce sont les outils qui permettent de comprendre le comportement de vos destinataires à travers des statistiques claires : taux de réponse, taux d’ouverture, etc.

Sur le marché, certains de ces outils sont gratuits, comme Yet Another Mail Merge (YAMM). D’autres, comme Lemlist, sont payants et proposent des fonctionnalités plus pointues.

Quel assistant de prise de rendez-vous choisir ?

Aujourd’hui, les assistants de prise de rendez-vous les mieux notés du marché sont Harmonizely et Calendly. Ils permettent d’enregistrer automatiquement vos prises de rendez-vous, et se synchronisent facilement avec vos agendas comme Google Workspace ou encore Office 365.

Quid des outils de cold-calling ?

On dit que le cold-calling est une pratique désormais réservée aux commerciaux senior, les plus expérimentés du marché, tant le taux de réponse est faible. Et pourtant, il suffit d’optimiser les outils utilisés. Par exemple, des logiciels comme Lusha ou encore Kasper vous permettent de cibler les numéros de téléphone et les lignes directes des interlocuteurs que vous cherchez à joindre.

Ces quelques lignes nous ont permis de découvrir ensemble les conseils et les outils pour rédiger efficacement un e-mail de prise de rendez-vous, tout en illustrant par de nombreux exemples. Il ne faut pas oublier toutefois qu’une campagne marketing nécessite souvent plusieurs tests et des réajustements, avant d’être optimale. Si vous souhaitez nous confier la rédaction de vos e-mails de prise de rendez-vous ainsi que vos actions de prospection commerciale, n’hésitez pas à solliciter notre agence de prospection email.

04 août 2023
Auteur : Timothe Enault
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