Combien de temps avant de relancer des prospects par email ?

Timothé Enault

Dans le cadre d’une campagne de prospection par mail en BtoB, il n’est pas rare que les premiers messages envoyés ne reçoivent pas de réponse. C’est presque évident, puisque les professionnels sont constamment sollicités et ont des boîtes de réception saturées. Ou peut-être que l’objet du mail n’était pas percutant…

Quel que soit le contexte, vous devez mettre en place un plan de relance efficace pour ne pas laisser passer les opportunités. Mais combien de temps attendre avant de recontacter un client potentiel pour ne pas paraître trop intrusif ?

Ce guide vous dévoile quand relancer un prospect par email tout en restant courtois et professionnel. Découvrez également les techniques pour rédiger des messages de relance pertinents et faire mouche, et in fine, augmenter votre taux de conversion.

1. Pourquoi la relance est essentielle dans la prospection par email ?

Vous avez envoyé un mail de prospection (emailing) pour établir un premier contact et… silence radio. Avouons-le, ça arrive souvent en marketing direct. Mais ne baissez pas les bras, car ce n’est pas encore la fin du monde !

Les statistiques le prouvent : la persévérance est la clé du succès en prospection par mail. Selon une étude d’Iko System, si le premier mail obtient un taux de réponse moyen de 18 %, le deuxième atteint 14 % et… attention, le sixième grimpe à 27 % !

Pourquoi un tel écart ? Simplement parce que tous les prospects — chauds, froids — n’ont pas la même réactivité. Cela se comprend : certains sont plus occupés, d’autres ont besoin de plus de temps pour se décider. L’absence de réponse de la part de votre prospect ne veut donc pas forcément dire qu’il ne donnera pas suite.

En mettant en place une procédure de relance prospect, vous augmentez vos chances d’obtenir des réponses. N’oubliez pas : chaque relance est une nouvelle opportunité de vous démarquer et de convaincre votre prospect.

Cette étape stratégique de votre processus de vente est l’occasion idéale de lui démontrer votre intérêt sincère. Selon une étude de Backlinko, l’envoi d’une seule relance prospect efficace peut booster votre taux de réponse de près de 13 % !

2. Quel délai pour relancer un prospect ?

Quand relancer un prospect par courrier électronique ? Voilà une question que se posent bon nombre de commerciaux. À vrai dire, il n’y a pas de réponse unique ou universelle, mais quelques règles générales peuvent vous guider. Voici les bonnes pratiques que nous avons dans notre agence de prospection.

Trouvez le bon timing de relance

Quel délai pour relancer un prospect ? Voici nos conseils :

  • Premier rappel : la patience, c’est la règle de base. Attendez 3 à 5 jours après l’email initial avant d’envoyer votre première relance. Ce délai permet à votre prospect de prendre connaissance de votre message sans le harceler.
  • Deuxième tentative : une semaine plus tard, renvoyez un autre mail. Incorporez-y de nouvelles informations, quitte à reformuler votre offre pour capter à nouveau son attention grâce une autre proposition de valeur.
  • Relances ultérieures : si vous prévoyez d’autres relances, espacez les envois toutes les deux semaines environ. Adaptez cette fréquence en fonction de l’intérêt que manifeste votre prospect.

Personnalisez votre approche

Ces délais vous sont uniquement donnés à titre indicatif, mais il est essentiel de les adapter à chaque situation :

  • Prospects chauds vs froids : si un client potentiel a manifesté un intérêt initial (réponse, ouverture du message), vous pourrez relancer plus rapidement. À l’inverse, pour les prospects plus froids, accordez-vous un peu plus de temps.
  • Nature de l’offre (produit ou service) : pour une offre urgente ou limitée dans le temps, vous pouvez accélérer le rythme des relances. En revanche, pour une offre plus complexe, prenez le temps de laisser mûrir la réflexion de votre prospect.
  • Réponses partielles ou absence totale de retour : si le destinataire a répondu à votre premier courriel, mais de manière non concluante, personnalisez votre relance commerciale en reprenant les points évoqués dans son message.

Attention : évitez l’insistance

Trop de relances peuvent nuire à votre image. Pour éviter d’être perçu comme insistant, voire intrusif :

  • Varier les canaux de communication : alternez les emails avec des messages sur les réseaux sociaux ou pourquoi pas un appel téléphonique à vive voix.
  • Proposer de l’aide : au lieu d’insister sur votre offre, proposez à votre prospect des ressources complémentaires qui pourraient l’intéresser ou répondre à sa problématique.
  • Rester positif : même après plusieurs relances sans réponse, maintenez un ton positif et constructif.

3. Comment structurer un mail de relance prospect ?

Pour que votre mail de relance porte ses fruits, il doit être bien structuré.

L’équipe de notre agence de développement commercial vous a concocté les ingrédients indispensables :

  • Rappel contextuel : d’abord, commencez par rafraîchir la mémoire de votre prospect. Mentionnez votre précédent email, l’événement auquel vous avez assisté ensemble, ou toute autre interaction précédente.
  • Apportez de la valeur ajoutée : ne vous contentez pas de relancer, proposez quelque chose de nouveau et à forte valeur ajoutée (étude de cas pertinente, promotion exclusive, réponse à une question qu’il a posée…).
  • Ajoutez un call to action clair : un message de relance prospect efficace doit inclure un CTA engagement. Dites à votre prospect ce que vous attendez de lui (prendre rendez-vous, télécharger un document, répondre à une question…).

Exemples de mail de relance prospect

  • Modèle pour une première relance commerciale

Toujours commencer par une formule de politesse :

« Bonjour [Nom], je me permets de revenir vers vous à propos de [proposition commerciale/service]. Avez-vous eu le temps de consulter notre mail précédent ?… »

« Bonjour [Nom], je reviens vers vous concernant notre échange sur [sujet]. J’ai une nouvelle information qui pourrait vous intéresser : [nouveauté]. J’aimerais en discuter avec vous plus en détail. Êtes-vous disponible pour un appel la semaine prochaine ? »

  • Modèle pour une relance finale

« Bonjour [Nom], je comprends que le timing n’est peut-être pas idéal. N’hésitez pas à revenir vers nous si vous souhaitez en discuter à l’avenir. »

« Bonjour [Nom], cette offre est valable jusqu’au [date]. Je voulais m’assurer que vous n’aviez pas manqué cette opportunité. Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à me contacter avant cette date. »

N’oubliez pas la signature de type : « Cordialement, [Votre nom et prénom] ».

Adaptez-vous à votre interlocuteur

Le ton et le contenu de votre mail doivent être adaptés au profil de votre prospect. Si vous avez affaire à un profil plutôt formel, utilisez un langage soutenu.

À l’inverse, si votre prospect est plus décontracté, vous pourrez adopter un ton plus conversationnel.

4. Conseils pour une relance prospect efficace

Vous avez maintenant toutes les cartes en main, ou presque… En effet, il y a encore d’autres astuces que nous ne vous avons pas dévoilées. Si vous souhaitez créer un message de relance prospect efficace, suivez ces quelques recommandations :

  • Personnaliser chaque relance

On ne s’adresse pas de la même manière à un chef d’entreprise qu’à un décideur marketing. Chaque prospect à ses propres attentes, ses propres enjeux. Adaptez votre message à ses besoins spécifiques pour montrer que vous vous intéressez réellement à lui.

  • Tester différents délais et messages

L’expérimentation est cœur de toute stratégie de prospection BtoB réussie. N’hésitez pas à tester différents délais, contenus et tons. Vous disposez d’une panoplie d’outils d’A/B testing pour vous aider à identifier ce qui fonctionne le mieux.

  • Utiliser des outils de suivi

Engager une procédure de relance prospect sans avoir la certitude qu’elle atteindra son objectif, c’est comme envoyer un message dans une bouteille à la mer. Grâce à des outils CRM ou d’email tracking, vous pourrez savoir si vos courriers électroniques ont été ouverts et ajuster votre stratégie en conséquence.

  • Rester professionnel

Personne ne souhaite recevoir des emails de relance à tout bout de champ, et vous non plus d’ailleurs ! Comme tout bon professionnel qui se respecte, évitez les relances trop insistantes qui pourraient irriter votre prospect. Restez courtois et proposez une réelle valeur ajoutée en adoptant le bon timing. N’oubliez pas, que vous n’êtes probablement pas la priorité de votre interlocuteur, sinon il vous aurez déjà contacter en mode inbound.

Conclusion

En BtoB, il faut parfois être patient et relancer jusqu’à une dizaine de fois pour décrocher un contrat. Et oui, c’est un fait, mais désormais vous êtes déjà bien armé pour faire face à ce genre de situation.

Rappelons que pour augmenter vos chances de transformer vos prospects en clients, vous devez :

  • Choisir le bon moment pour relancer ;
  • Personnaliser vos messages de relance ;
  • Et ajouter de la valeur ajoutée à chaque interaction.

Souvenez-vous que la relance commerciale est une pratique qui se perfectionne avec la pratique. Ainsi, testez différentes approches et ajustez votre stratégie en fonction des résultats obtenus pour maximiser vos résultats.

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